Tugas dan Fungsi - Biro Rektorat, Admisi, dan Regsistrasi

Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Narotama Nomor 1 Tahun 2024 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) di Lingkungan Universitas Narotama, Biro Rektorat, Admisi, dan Registrasi, memiliki tugas dan fungsi:

• Tugas dan Fungsi Kepala Biro Rektorat, Admisi, dan Registrasi

Kepala Biro Rektorat, Admisi, dan Registrasi bertugas memberikan dukungan administrasi dan teknis pelaksanaan tugas dan fungsi Rektor dan Wakil Rektor, serta pelaksanaan admisi dan registrasi mahasiswa dan pengelolaan Pankalan Data Pendidikan Tinggi. Dalam melaksanakan tugas, Kepala Biro Rektorat, Admisi, dan Registrasi menyelenggarakan fungsi:

1. koordinasi dan konsolidasi dalam mendukung administratsi dan teknis pelaksanaan tugas dan fungsi Rektor dan Wakil Rektor;
2. pelaksanaan koordinasi, penyusunan, dan sosialisasi kebijakan Rektor kepada Unit Kerja;
3. pengelolaan administrasi Bagian Sekretariat Rektorat, Bagian Admisi dan Registrasi, dan Bagian Data Pendidikan Tinggi;
4. koordinasi penyediaan informasi dalam mendukung proses pengambilan kebijakan Rektor;
5. pelaksanaan inventarisasi produk kebijakan di lingkungan Universitas Narotama;
6. pelaksanaan teknis koordinasi antara Rektor dan/atau Wakil Rektor dengan Unit Kerja;
7. perumusan kebijakan Rektor ke dalam bentuk naskah dinas;
8. pelaksanaan penyusunan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan dalam menunjang tugas dan fungsi Rektor dan Wakil Rektor;
9. pelaksanan kegiatan Biro Rektorat, Admisi, dan Registrasi melalui berbagai media sosial dan/atau website Universitas Narotama; dan
10. pelaksanan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan atas pemberian dukungan administrasi dan teknis pelaksanaan tugas dan fungsi Rektor dan Wakil Rektor serta pelaksanaan admisi dan registrasi mahasiswa dan pengelolaan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi.

• Tugas dan Fungsi Kepala Bagian Sekretariat Rektorat

Kepala Bagian Sekretariat Rektorat bertugas membantu Kepala Biro Rektorat, Admisi, dan Registrasi dalam penatausahaan dan teknis pelaksanaan tugas dan fungsi Rektor dan Wakil Rektor. Dalam melaksanakan tugas, Kepala Bagian Sekretariat Rektorat menyelenggarakan fungsi:

1. pelaksanan dan pengendalian standar mutu penatausahaan dan layanan Sekretariat Rektorat secara efektif dan efisien;
2. koordinasi pelaksanaan program kesekretariatan dalam mendukung tugas dan fungsi Rektor dan Wakil Rektor;
3. pelaksanaan konsultasi, distribusi, dan disposisi terkait penatausahaan pada Sekretariat Rektorat;
4. koordinasi pelaksanaan kegiatan Rektor dan Wakil Rektor berjalan dengan baik dan lancar;
5. pelaksanaan pendampingan dan notulensi kegiatan Rektor dan Wakil Rektor;
6. pelaksanaan komunikasi secara efektif dan efisien dengan pihak internal maupun eksternal dalam kegiatan Rektor dan Wakil Rektor; dan
7. penatausahaan pelaksanaan tugas Bagian Sekretariat Rektorat

• Tugas dan Fungsi Kepala Bagian Admisi dan Registrasi

Kepala Bagian Admisi dan Registrasi bertugas membantu membantu Kepala Biro Rektorat, Admisi, dan Registrasi dalam melaksanakan koordinasi serta penatausahaan dan teknis pelaksanaan pendaftaran mahasiswa baru. Dalam melaksanakan tugas, Kepala Bagian Admisi dan Registrasi menyelenggarakan fungsi:

1. pelaksanaan teknis dan administrasi Penerimaan Mahasiswa Baru;
2. penatausahaan dan pelaporan dokumen Rekognisi Pembelajaran Lampau (RPL) tingkat Universitas;
3. koordinasi penanganan mahasiswa yang tidak aktif dan berpotensi mengalami drop out;
4. pelaksanan dan pengendalian standar mutu Bagian Admisi dan Registrasi;
5. koordinasi pelaksanaan plot ketersediaan ruangan berdasarkan kebutuhan akademik;
6. pelaksanaan pengajuan dan pelaporan beasiswa kepada Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VII;
7. penyusunan kalender akademik sekali dalam satu tahun akademik;
8. pelaksanaan pelaporan data lulusan kepada Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VII setiap semester;
9. koordinasi penerbitan ijazah mahasiswa setiap semester;
10. pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan status, data, dan registrasi mahasiswa secara berkala; dan
11. penatausahaan pelaksanaan tugas Bagian Admisi dan Registrasi.

• Tugas dan Fungsi Kepala Bagian Data Pendidikan Tinggi

Kepala Bagian Data Pendidikan Tinggi bertugas membantu Kepala Biro Rektorat, Admisi, dan Registrasi dalam mengkoordinasikan keakuratan data mahasiswa untuk pemenuhan pelaporan data pada Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI). Dalam melaksanakan tugas, Kepala Bagian Data Pendidikan Tinggi menyelenggarakan fungsi:

1. pelaksanaan koordinasi aktivitas perkuliahan dan pelaporan data mata kuliah, kurikulum, Dosen pengampu, nilai mata kuliah, konversi nilai, data kelas, dan jadwal perkuliahan pada PDDIKTI;
2. pelaksanaan input data mahasiswa baru, termasuk identitas, program studi, dan status aktifitas perkuliahan untuk dilakukan sinkronisasi melalui aplikasi Neo Feeder pada PDDIKTI;
3. pelaksanaan proses pengajuan Penomoran Ijasah dan Sertifikat Nasional (PISN) pada PDDIKTI;
4. pelaksanaan proses pengajuan dan pelaporan Rekognisi Pembelajaran Lampau (RPL);
5. pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan atas pemenuhan pelaporan data pada Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI); dan
6. penatausahaan pelaksanaan tugas Bagian Data Pendidikan Tinggi.